【例文付き】内定の断り方は?電話やメールのテンプレートをご紹介

アイキャッチ

「内定の断り方について知りたい…」「怒られない内定の断り方ってあるの?」

このような疑問を感じている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、このような疑問を感じている方に向けて、内定を断るときの3つのマナーや伝えるときの4つのポイント、内定の断り方でやってはいけない3つのこと、内定の断り方の例文について解説します。また、メールの使用タイミングについても解説していますので、ぜひ参考にしてくださいね。

この記事を読めば、内定の断り方でもう怖がることはありません。

内定先で悩んでいる学生は、こちらの記事も合わせて参考にしてください。

内定先で悩む就活生は必見!悩まずに決断するための3つのチェック項目

1:内定を断るときの3つのマナー

内定を断るときのマナー

内定を断るときは下記のような3つのポイントに注意しなければいけません。

  • いつまでに断るべきか
  • 誰に対してするべきか
  • いつするべきか

ここからは、それらの3つのマナーについて詳しく解説します!

1-1:いつまでに断るべきか

マナーの1つ目は、「いつまでに断るべきか」です。

結論、いつまでに断るべきといった絶対的な決まりはありません。

しかし、内定承諾書を提出した後の内定辞退は辞めておきましょう。なぜなら、内定承諾書を受理した企業は「内定者を確保した」と思い、入社までの段取りを組んでいくからです。

そのため、止むを得ない場合を除き、内定辞退は辞めておきましょう。

とはいえ、「どうしても別の企業に行きたい」と思うこともありますよね。その場合は、民法で決められている「労働契約を解除する場合は2週間前までに申し出ること」を用いて、内定辞退を申し出ましょう。

法律的には、問題はないため内定を断りたいと思った段階で素早く連絡してくださいね。

「いつまでに断るべきか」で最も大切なことは、内定辞退を決定した段階ですぐに連絡することです。就活生の内定辞退は企業にとっても大きな損失を生むので、早めの連絡を心がけましょう。

1-2:誰に対してするべきか

マナーの2つ目は、「誰に対して断るべきか」です。

結論、企業の人事担当者に断りの連絡を入れましょう。

連絡手段は、電話をして繋がらなければメールといった形の連絡手段をとります。就活エージェントの場合は、エージェントに内定辞退の連絡をしましょう。エージェント側から「直接企業に連絡してください」と言われた場合のみ、人事担当者に連絡してくださいね。

就活では、学校の先生や先輩、インターンシップでお世話になった社員からの紹介もあるでしょう。その場合は、紹介者にも内定を断ったことを伝えてください。しっかりと誠意を見せた謝罪をすれば、相手も分かってくれます。臆せず、きっちりと連絡してくださいね。

1-3:いつするべきか

マナーの3つ目は、「いつ断りの連絡をするべきか」です。

内定辞退の連絡をする際、「分かった段階で連絡をしよう」と言いましたが、ビジネスマナーとして時間にも気を配る必要があります。

内定辞退の連絡をするタイミングは、9時始業の場合10時~12時、14時~就業1時間前までです。

まず、始業すぐは前日の連絡や業務が残っているため、内定辞退の連絡は控えましょう。12時から13時の間は、お昼休憩になります。お昼休憩は、業務時間外になるので、連絡は控えてくださいね。最後に、就業1時間前も社員の方は業務に追われています。連休前でない限り、就業1時間前の連絡は控えましょう。

2:内定を断ることを伝える時の4つのポイント

内定を断ることを伝える時の4つのポイント

ここまで、内定を断るときの3つのマナーについて解説しました。

ここからは、内定を断ることを伝える時のポイントを下記の4つを用いて解説します。

  • 誠意を示し、嘘はつかない
  • 内定辞退の連絡は必ず行う
  • 分かり次第すぐに連絡する
  • 経由した場合は、経由先に断ったことを伝える

1つずつ見ていきましょう!

2-1:誠意を示し、嘘はつかない

1つ目は、誠意を示し、嘘はつかないことです。

内定辞退をする際、気が重くて怒られたらどうしよう…と思った結果、嘘をつく人もいます。

嘘はすぐにばれてしまうので、NGです。とはいえ、内定辞退する理由を全て話す必要はありません。大事な部分のみを切り取り、言葉を選びながら伝えましょう。

誠意を示さなくてはいけない理由は、企業側も就活に多くの時間やお金、労力をかけているからです。

そのため、企業にとっても内定辞退をされることは大きな損失になります。自分が内定辞退することで、また1から選考を開始しなくてはいけなくなったりするため、業務が増えることになります。迷惑が掛かっていることを理解したうえで、誠意をもってお詫びと内定辞退を受け入れてくれた感謝を伝えましょう。そうすることで、誠意が伝わりますよ。

2-2:内定辞退の連絡は必ず行う

2つ目は、内定辞退の連絡は必ず行うことです。

内定辞退の連絡を行わなければ、企業側に損害を生むことになり、損害賠償請求などのトラブルに発展することもあります。また、同業界であれば内定辞退の連絡をしなかった企業が自社の取引先になることもあり、自社の損失に繋がることも。

気持ちよく関わり続けるためにも、内定辞退の連絡は必ず行いましょう。

2-3:分かり次第すぐに連絡する

3つ目は、分かり次第すぐに連絡することです。

企業は、内定を出した時点で、内定者が入社するだろうと思い込んでおり、入社後のことを進めています。入社後のことを進めるためにも、多くの時間やお金がかかっています。そのため、早く伝えなければ、無駄な労力が増えていくばかりで企業に迷惑が掛かります。

伝えづらいから時間を置くのではなく、企業のことを思って速やかな連絡を心がけましょう。

2-4:経由した場合は、経由先に断ったことを伝える

4つ目は、エージェントや紹介者等を経由した場合は、経由先にも断ったことを伝えましょう

先述した通り、エージェント経由で内定獲得した場合は、エージェントに真っ先に伝えて、その後の指示を仰ぎましょう。直接企業に伝えると、全てにおいて二度手間になるので注意が必要です。また、紹介者にも内定辞退を伝えてくださいね。

紹介者がいる内定を断ることは、紹介者の厚意を無駄にしていることです。そのため、誠意をもって謝り理解してくれたことにも感謝しましょう。良好な人間関係を続けていくためにも、連絡は必ずしてくださいね。

3:内定の断り方でやってはいけない3つのこと

内定の断り方でやってはいけない3つのこと

ここまで、内定を断るときの3つのマナーを解説しました。

次に、内定の断り方でやってはいけない3つのことについて解説します。

  • 内定承諾後に内定辞退する
  • 自分以外の人が内定辞退の連絡をする
  • 内定後に連絡が取れない

詳しく解説していくので、1つずつ見ていってくださいね!

NG①:内定承諾後に内定辞退する

内定の断り方でやってはいけない1つ目のことは、内定承諾後に内定辞退することです。

基本的に内定承諾後の内定辞退はマナー違反です。内定承諾書とは、企業に内定承諾の意思を伝え、入社を確約する書類のことになります。内定承諾書は、内定通知後に提出を求められて、提出することで入社意思がみなされます。

そのため、内定を断ることは多大な迷惑をかけることになるのです。

とはいえ、「入社したい企業があって内定辞退したい」と思う方もいるでしょう。

その場合、民法で定められている「労働契約を解除する場合は2週間前までに申し出ること」を用いれば、内定辞退は可能です。しかし、入社2週間前を過ぎての内定辞退はトラブルに結びつくこともあるので注意が必要です。また、企業に悪い印象を与え、新しい企業に入社しても働きにくくなる可能性があるので早めの連絡を心がけましょう。

内定を承諾したものの不安になっている・・・という方はこちらの記事もぜひ読んでみてくださいね。

内定をもらったのに不安になるのはなぜ?内定ブルーになる3つの原因と解決法

NG②:自分以外の人が内定辞退の連絡をする

内定の断り方でやってはいけない2つ目のことは、自分以外の人が内定辞退の連絡をすることです。

家族や友人、学校の先生に内定辞退の連絡をしてもらうことになれば、企業側に悪い印象を与えます。

「怒られたらどうしよう…」と思い、連絡することを躊躇する気持ちはすごくわかります。しかし、企業から内定をもらったのは、あくまで自分なので、最後まで誠意をもって真摯に対応しましょう。

NG③:内定後に連絡が取れない

内定の断り方でやってはいけない3つ目のことは、内定後に連絡が取れないことです。

「内定貰えたけど入社する気ないから連絡取るのやめよう…」と思い、音信不通になってしまうと企業の業務に支障を引き起こします。企業は内定通知後に入社意思の確認をする必要や書類の提出を促す連絡をしなくてはいけません。

無駄な時間を捻出させないためにも、内定を断るときは必ず連絡しましょう。

4:怒られずに済む!内定の断り方例文(テンプレート)

怒られずに済む!内定の断り方例文(テンプレート)

最後に、内定の断り方に関する例文を「メール」「電話」それぞれについて紹介します。

また、メールの使用タイミングについても解説しているので、最後まで読んでくださいね。

例文①:電話の場合

電話で内定を断るときは以下の例文を参考にしましょう。

学生:お世話になります。内定通知を先日頂きましたヒュガ―太郎といいます。   

   人事担当者の○○様はいらっしゃいますでしょうか?

ーー担当者に代わるーー

学生:この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

   大変申しにくいことなのですが、検討の結果、この度は御社より頂きました内定を時代させていただきたくご連絡させていただきました。今後、私がどのように○○業界に貢献できるかを真摯に考えたところ、別企業との縁を感じ、他社への入社を決意しました。

   本来であれば、直接お伺いするべきところですが、取り急ぎお電話でご連絡差し上げました。弊社には大変ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございません。何卒宜しくお願い致します。

電話をする際は、まず名前を名乗り要件を話しましょう。辞退理由については、深く聞かれる可能性もあるため、あらかじめ考えておいてくださいね。また、緊張しやすい人は伝えたい要件をまとめておき、ゆっくりと謝罪の気持ちを込めて伝えるようにしましょう。

例文②:メールの場合

メールで内定を断るときは以下の例文を参考にしましょう。

件名:内定辞退の件

本文:○○株式会社 人事担当者○○様   

   お世話になっております。先日、内定のご連絡をいただきましたヒュガ―太郎です。

   先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します。 

   この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

   このような嬉しいご連絡をいただきながら誠に恐縮なのですが、検討の結果、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。  

   本来であれば弊社へ直接お伺いし、お詫びをするべきところではありますが、メールでのご連絡となるところを、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

   面接をご担当頂いた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆様には、心より感謝しております。最後になりますが、貴社の発展を心よりお祈り申し上げます。

   ーーーーーーーーーーーーーーー  

   署名

メールは、電話をした際に担当者が不在だった場合のみに使用しましょう。メールの場合も、人事担当者から折り返しの辞退理由を問われるケースがあります。あらかじめ辞退理由を考えておき、真摯に対応してくださいね。

注意点①:メールはできるだけ避ける

内定辞退の連絡をするときは、メールはできるだけ避けましょう。

なぜなら、メールだと文字のみになってしまうので誠意ある気持ちが伝わりづらくなってしまうからです。

内定辞退は企業にとっても辛い出来事です。それに、「就活生の内定辞退は仕方ない…」と企業は理解しています。ですので、「怒られたらどうしよう」といったことを考えて連絡を躊躇するのではなく、自分の声と言葉で話し、誠意ある気持ちを伝えましょう。

注意点②:最終手段にメールを使用する

メールは、電話がつながらなかったときの最終手段として使用しましょう。担当者に電話がつながらなかった場合のみ、メールでも問題ありません。メールを送付際には必ず「先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたのでメールにて失礼します」といった1文を記載しましょう。

また、メールの送信忘れや誤字脱字には注意が必要です加えて、仕事のメールに紛れて自分の送ったメールが人事担当者に気付かれない場合があります。数日たっても折り返しの連絡がない場合は、再度メールを送信するか、電話で連絡をするなどして確実に内定辞退の意思を伝えましょう。

まとめ

本記事では、内定を断るときの3つのマナーや伝えるときの4つのポイント、内定の断り方でやってはいけない3つのこと、内定の断り方の例文について解説しました。本記事の重要ポイントは以下の通りです。

  • 内定辞退を理解してくれている企業は多いので、怒られることは少ない
  • 内定辞退する際は、絶対に電話
  • 電話がつながらなかった場合のみ、メールを使用

内定辞退は、就活生にとって辛いことです。企業も同じように内定通知した方と働けないのは辛いと思っています。申し訳ないと思っていれば、必ず誠意ある気持ちは伝わるので、本記事を参考にして内定の断り方を勉強してくださいね。

HYGGERでは、「Make my career」をConceptに、自分の道は自分で決めるためのサポートをしています。

就活で悩んでいることや内定後で聞きたいことがある方は、ぜひ下記のフォームよりご登録ください!

完全無料登録