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「就活メールで質問を複数送るのって迷惑だと思うしどう送ればいいのかわからない…」
こんな風に、感じている就活生は多くいると思います。
結論、就活メールで質問を複数送ることは問題ありません。
しかし、その際には最低限のマナーや注意点も当然、存在します。
そこでこの記事では、上記の悩みを抱えている就活生に下記の内容をお届けします。
- 就活メールを送る際のマナーや注意点
- 就活メールの例文構成
- お礼メールの書き方
これを見れば、就活メールを上手く使えること間違いなしです。ぜひ、参考にしてください。
目次
1：就活メールを送る際の3つのマナー
まずは、就活メールを送る際のマナーを下記の3つに分けてご紹介します。
- 複数質問してもいいけど件名や文章は簡潔に
- メールを送信する時間は営業時間内
- 質問の答えが帰ってきたら返信は出来るだけすぐに送る
１つずつ見ていきましょう。
1-1：複数質問していいけど件名や文章は簡潔に
就活メールを送る際の1つ目のマナーとして挙げられるのは、件名や文章を簡潔にすることです。
面接担当者は、1日に数十通のメールを開くため、メールを読む時間がありません。そのため、件名や文章を読んだ際、だらだらと文章が並べられていると「コミュニケーション能力が低い」と思われることがあります。
そうならないためにも、件名を見るだけで要件が分かるようにしておきましょう。簡潔でわかりやすいメール内容を意識するだけで、他就活生との差別化に繋がります。
1-2：メールを送信する時間は営業時間内
就活メールを送る際の2つ目のマナーとして挙げられるのは、送信する時間を営業時間内にすることです。
メールを送信する時間帯が深夜や早朝、営業時間外だと面接担当者は「常識のない就活生だな」と感じてしまいます。また、生活習慣が乱れているとも捉えられるでしょう。
連絡の目安として、11時～12時、お昼休憩後の13時～14時の間に送ると良いです。
メールを送信する時間に気を使えるだけで、他就活生との差別化に繋がりますよ。
1-3：質問の答えが返ってきたら返信は出来るだけすぐに送る
就活メールを送る際の最後のマナーとして挙げられるのは、質問の答えが返ってきたら返信は出来るだけすぐに送ることです。返信が遅れるだけで、面接担当者は「本当に届いているのかな…」と不安に感じます。
返信時間の目安は、返信が返ってきて24時間以内です。それよりも過ぎてしまった場合は、謝罪と感謝の気持ちを記載しておきましょう。
企業の面接担当者は業務に追われている中、返信してくれています。そのことを忘れず、感謝の気持ちを持ってメールを返信しましょう。
2：就活メールを複数送る際の4つの注意点
ここまで、就活メールを送る際の3つのマナーをご紹介しました。
次にマナーとは違う、下記の4つの注意点を解説していきます。
- 誤字脱字や意味の分からない文章はNG
- 返信の手間を煩わせないように自分でメールを終了させる
- 顔文字や絵文字は使用しない
- 調べたらわかる内容は聞かない
注意点を把握するだけで、面接担当者の印象が良くなります。1つずつ見ていきましょう。
2-1：誤字脱字や意味の分からない文章はNG
注意点の1つ目は、誤字脱字や意味の分からない文章はNGということです。
面接担当者がメールを読んでも書いている意味が分からなかったら、時間の無駄と感じます。また、「仕事ができそうにないし、確認しない適当な人…」そんな風に思われてしまうこともあるでしょう。
そうならないためにも、メールを送信する前のチェックやだらだらした文章を書かないことを意識してください。メールのチェックは家族や友人にしてもらっても良いでしょう。
初歩的な誤字脱字や意味の分からない文章を送信しないためにも、慎重にメールを書く必要があります。
2-2：返信の手間を煩わせないように自分でメールを終了させるようにする
注意点の2つ目は、返信の手間を煩わせないように自分でメールを終了させるようにすることです。だらだらとメールを続けることは、お互いに時間の無駄になります。
相手の時間を奪わない為にも、「ご多忙の中ご連絡ありがとうございます。ご返信大丈夫です」と送るようにしましょう。
言いにくいと感じる就活生も多いと思いますが、時間は有益です。メールは自分で終わらせるようにしましょう。
2-3：顔文字や絵文字は使用しない
注意点の3つ目は、顔文字や絵文字を使用しないことです。使用してはいけない理由は、面接担当者から「遊び感覚で就活やってる？私のこと友達と思っている？」と思われてしまうからです。
また、ビックリマークやはてなマークは就活のメールには適していないため、使用しないでおきましょう。顔文字や絵文字を使用する際は、親しい間柄と感じた時のみにすることをおすすめします。
2-4：調べたらわかる内容を聞かない
注意点の最後は、調べたらわかる内容を聞かないことです。
就活メールは読むのに時間がかかるため、送信されたメール内容が調べたらわかることだったら、「自分で調べることが出来ない人」というマイナスイメージが付きます。そうならないためにも、わからないことはWebで事前に調べておきましょう。それでも、わからなかった場合は聞いても大丈夫です。聞くときは、わかりやすく簡潔にを意識してメール作成しましょう。
3：就活メールの例文構成
就活メールには、下記の5つの例文構成があります。
- 宛名
- 自己紹介や挨拶
- 伝えたいことや要件
- 最後の挨拶
- 署名
これらの例文構成を把握しておくことで、失礼のないメールを作成できます。1つずつ詳しく解説します。
3-1：宛名
まず初めに、宛名を記載しましょう。宛名とは、メール送信先の企業名や部署名、担当者の名前等です。
宛名を記載する際は、間違えてはいけません。間違えてしまうと、それだけで内定落ちになることがあるからです。また、担当者の名前が分からないときは「新卒採用担当者様」等で大丈夫です。
3-2：自己紹介や挨拶
宛名の次に自己紹介や挨拶を記載しましょう。
その時に注意してほしいことは、1行空けることです。そうすることで、メールが読みやすくなり面接担当者からの印象も良くなります。
また、自己紹介する時は、わかりやすく誰が送信したのか明確にしましょう。名前、学校名は必須です。
挨拶は「お世話になります」が定番です。変に堅苦しい文面にしないようにしましょう。マメ知識として、インターンやOB訪問等で知っている企業であれば「お世話になっております」でも大丈夫です。挨拶が定番を使うのではなく、企業に合わせて使い分けをしましょう。
3-3：伝えたいことや要件
次に、伝えたいことや要件を記載しましょう。伝える際は、わかりやすく明確にを意識すると良いです。
分かりやすく明確に書くコツとして、書き出しが重要になります。「～についてお聞きしたいことがあるのですが…」等の文章が理想です。
要件を伝える際も、あらかじめ調べておいて本当にわからないことのみ記載するようにしましょう。また、はてなマークをつけることは不適切なため「でしょうか。」等の句読点で終わらせるようにしましょう。
3-4：最後の挨拶
伝えたいことや要件を記載し終えたら、最後の挨拶で文章を締めくくりましょう。最後の挨拶は、文章を読んだ面接担当者にお礼する感覚の文面にすると上手くまとまります。
例えば「後日、お会いできるのを楽しみにしております。」「ご清聴ありがとうございました」等の感謝文で十分です。最後の挨拶を記載する際の注意点は、失礼のないような言葉遣いにすることです。
感謝を伝えている以上、失礼に値する言葉を記載してしまうと余計に目立ちます。
そのため、最後の挨拶を書き終えたら、何度もチェックする必要があるでしょう。
3-5：署名
メールの最後に署名を記載しましょう。署名とは以下のことを言います。
- 氏名
- 大学名や学科
- メールアドレス
- 電話番号
- 郵便番号や住所
署名を記載することは、ビジネスマナーの基本です。忘れず記載するようにしましょう。
また、見やすさを確保するために、罫線を活用して署名を囲むと良いです。忘れやすいという方は、メール設定であらかじめ自動入力を設定しておきましょう。
4：就活メールの返信のお礼メールの書き方
就活メールの返信のお礼メールは無くてもよいです。しかし、あると企業側からの印象が良くなるため送ることをおすすめします。書く際に気をつけないといけないことは、誤字脱字や意味の分からない文章、だらだら長い文章を書かないことです。
メールを読むのは面接担当者です。メールのマナーや注意点を守っていない内容は、時間を奪われた感覚になり印象が悪くなります。お礼メールを送信する際は、最後まで確認を怠らないようにしましょう。
4-1：お礼メールの例文
件名:Re:○○についてのお礼
株式会社○○ 人事部 △△ △△様
お世話になっております。○○大学、△△ △△です。
この度はお忙しい中、ご連絡いただきましてありがとうございます。
△△様のお答えくださった内容により、私の抱えていた疑問が解消されました。
また、今回の件があり、より一層貴社への興味が増し、お力になりたいという思いが一段と強くなりました。
ご丁寧な回答に、心より感謝申し上げます。
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○○大学○○学部
△△ △△
住所、メールアドレス、電話番号を貼り付ける
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5：まとめ
今回の記事では、就活メールを送る際のマナーや注意点、就活メールの例文構成、お礼メールの書き方をご紹介しました。
就活メールの攻略法は以下の3点です。
- わかりやすく簡潔に書く
- 読んでくれる人の時間を奪っていることに気づく
- 例文構成を守る
就活メールの送り方は、多くの就活生が悩んでいます。今回の記事で、少しでも就活生の悩みが晴れることを祈っています！
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