全国の就活生は、いよいよ夏本番を迎え、サマーインターンシップの説明会や選考の真っ只中ではないだろうか？

サマーインターンシップや説明会に参加すればするほど、

• もっと企業に関する情報を知り得たい
• 説明会やインターンシップでは聞けなかったことを質問したい

などといった、願望も出てきているのではないだろうか？

しかし、このような場合、

• どんな方法で企業に質問をすれば良いのか？
• 誰に、どのような文面で、いつ質問をすれば良いのか？

という悩みを抱えている就活生もきっと多いでしょう。

今日の記事では、このような悩みを抱えている就活生に向けて、意外と実践出来る人が少ない、企業への質問メールの作成・送信方法を徹底的に解説していきます！

この記事を読み終えた後には、皆さんが企業への質問メール作成・送信が完璧に出来ている状態になりますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

1：就活メールの質問は企業に送って大丈夫！

「説明会やインターンシップで聞けなかったことを、個別でメールで質問しても大丈夫なのだろうか？」

あなたは、こんな疑問を持ったことはありませんか？就活生の多くが抱えている疑問の一つでもあるかと思います。

1-1：メールで質問は問題ない

結論から言いますと、企業に個別にメールで質問をすることは全く問題ありません。

むしろ、説明会やインターンシップで聞けなかったことや、その後に浮かんだ質問を学生が意欲的に質問してくれることは、企業側からすると、大変嬉しいことです。

1-2：電話でのお問い合わせは控えよう

企業に質問をするにあたって、ここで1点、注意ポイントです。

電話で企業側に質問をすることは控えるようにしましょう。

企業の方々もあくまで勤務中であることを忘れてはいけません。

あなたが電話をかけた時に、会議中、来客中、電話対応中である場合も十分にあり得ます。

企業の方々の仕事の妨げにならないように、基本はメールで質問をするようにしましょう。

2：質問メールの送り先はココ！2つのメール送信先

では、次に、就活生が意外と知っているようで知らない、「質問メールの送り先」について、お話していきます！

質問メールの送り先は、２つあります！

2-1：企業のリクルートサイトで調べる

まず、一つ目は企業のリクルートサイトでメールアドレスを調べる方法です。

あなたが、質問メールを送りたい企業のリクルートサイトにアクセスすると、企業のお問い合わせフォーム、もしくはメールアドレスが公開されています。

• お問い合わせフォームのみの場合は、お問い合わせフォームに今回の質問内容を送信。
• メールアドレスが公開されている場合は、メールアドレスに今回の質問内容を送信。

以上、２つのメール送信先があります！

2-2：既に持っている、社員の方のメールアドレスに送る

企業のリクルートサイトで調べる前に、説明会やインターンシップを通じて、既に社員の方のメールアドレスを知っている場合は、そのまま社員の方のメールアドレスに送信しましょう！

3：質問メールの作成を7ステップで解説

では、ここからは今回の記事のメインでもある、質問メールの作成方法を７ステップで分かりやすく解説していきます！

ステップ①：宛先

まず最初に、今回メールを送信する宛先を間違わずに打ち込みましょう。

メールの宛先については、「2：質問メールの送り先はココ！2つのメール送信先」でお話した方法に沿って、打ち込みましょう！この際に、メールアドレスの打ち間違いがないようにしっかりと一文字ずつ確認するようにしましょう！

ステップ②：件名

次に、件名についてです！

件名を打ち込む時のポイントは、メールを受け取った側が件名を見ただけで、「誰が・どのようなメールの内容なのか」が分かる件名にすることです。

例えば、「インターンに参加する時の服装について」質問したい場合であれば、

【ご質問】インターンシップ参加時の服装について（○○大学　▲▲▲▲）

のような件名にすると、受け取った側は、件名を見ただけで、「誰が・どのようなメールを送ってくれたのか」が明確ではないでしょうか？

受け取る側のことをしっかりと考えて、件名を打ち込むことが大事です！

ステップ③：メールの宛先

では、ここからは本文の書き方に入っていきます！

まず、本文の最初には必ず、「宛先」を打ち込みましょう。

メールを受け取った相手が、「自分に送られてきたものなのか」をひと目で把握できるよう、宛名を入れることが大事です。

「企業名→部署名→相手の名前」の順番で、宛名を打ち込みましょう。

例えば、

「株式会社〇〇の、新卒採用担当の、▲▲様」にメールを送信する場合は、

宛名を「株式会社〇〇 新卒採用担当　▲▲様」としましょう。

相手の名前が名前がわからない場合は、「新卒採用担当様」など、新卒採用担当者宛てであることをしっかりと明記しておきましょう。

ステップ④：挨拶文

宛名の次は、挨拶文です！

いきなり、前置きなく、いきなり質問内容を書くことは、常識に欠けているとみなされてしまう場合もありますので、ここではしっかり挨拶文を入れましょう。

・初めてメールを送る場合

初めまして。こんにちは。突然のメールにて失礼いたします。

・過去にやりとりがある場合

こんにちは。お世話になっております。

といったように、挨拶文を忘れずに添えましょう。

ステップ⑤：名乗り

挨拶文を添えた後は、「どこの・誰が」メールをしたのかを名乗りましょう。

面識がある場合もない場合でも、「大学名・学部学科名・名前」は必ず名乗るようにしましょう。

実際に、文面にするときは、

▲▲大学 〇〇学部〇〇学科の〜〜〜〜と申します。

と自分が「どこの・誰」であるのかを詳細に伝えましょう。

ステップ⑥：質問内容

次に、質問内容についてです。

質問内容を送る際は、「簡潔に・分かりやすく」文章にすることがポイントです。

あまりに前置きが長すぎると、メールを受け取った側としては、「この学生は、結局何を聞きたいの？」と困惑させてしまいます。

例えば、

• インターンシップ当日の服装
• インターンシップ当日の会場までの交通費の支給の有無

について質問したい場合であれば、このように「簡潔に・分かりやすく」文章にすることが可能です。

ーー

今回、〇〇様に2点、質問がございます。

下記について、ご回答頂けますと幸いです。

【1点目】

インターンシップ当日の服装について

【2点目】

インターンシップ当日の会場までの交通費の支給の有無について

ーー

一文一文が短く、且つ簡潔な文章となっているため、この文章を読めば、一目で何について質問されているのかが分かりますよね！

ステップ⑦：お礼の挨拶文

質問メールの最後は、必ず相手へのお礼で締めましょう。

企業の方々は、忙しい合間に就活生のメールを読み、返信に時間を割いてくれています。「お忙しいところ、大変恐縮ですが、ご教示頂けますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」というように、相手への感謝の気持ちを添えるようにしましょう！

4：質問メールを送信するときの5つのチェックポイント

ここまでで、質問メールの作成方法を押さえることが出来たかと思います！

次は、「質問メールを送信する時のチェックポイント」を見ていきましょう！

確認すべきチェックポイントは、以下の通りです。

• 常識的な時間帯か
• 速やかに返信する
• 宛先に間違いはないか
• 質問メール7ステップができているか
• 誤字脱字はないか

それぞれのチェックポイントを詳しく見ていきましょう。

チェック①：常識的な時間帯か

メールだからといって、いつでも送信して良いとは限りません。

明らかに早朝や夜中といった、企業の方の勤務時間外にメールを送信することは避け、勤務時間帯に送信することが常識的です！

チェック②：速やかに返信する

あなたのメールに対して、企業の方から返信を頂いた場合は、速やかに「お礼のメール」を送信しましょう！

「お礼のメール」の作成方法は、「3：質問メールの作成を7ステップ」で解説した内容に沿えば大丈夫です！

返信を頂いて、そのままにせず、しっかりと企業の方に感謝の気持ちを伝えましょう。

チェック③：宛先に間違いはないか

次に宛先に間違いがないかを確認します。

いくら、完璧なメールが作成出来たとしても、宛先の打ち間違えをしてしまったら、元も子もありません。送信ボタンをクリックする前に、メールアドレスに打ち間違いがないかを2度確認するようにしましょう！

チェック④：質問メール7ステップができているか

次に、「3：質問メールの作成を7ステップで解説」でご紹介をした、質問メール７ステップが抜け漏れなく出来ているのかを確認しましょう！

一つでも欠けていると、企業の方に向けた質問メールとしては、完成度の低いメールになりかねません。

丁寧に再度、見直しをしてみましょう！

チェック⑤：誤字脱字はないか

最後に、メールの文章に誤字脱字がないかを確認します。

たった一つの誤字脱字があると、メールを受け取った相手に不快な思いをさせてしまったり、本来質問したかった内容とは別の内容になってしまったりと、何かしらのトラブルを生んでしまう場合もあります。

最後まで油断せずに、見直しをしっかりとしましょう！

5：質問メールの4つの注意点を解説

いよいよ、解説も終盤に差し迫ってきました！

ここでは、質問メールを送るにあたって、注意すべき点を解説していきます！

注意点①：得文字・注意点は使わない

メールの送信先は、あくまでも目上の方であることを忘れてはいけません。

絵文字や「！」「？」といった注意点は、馴れ馴れしい印象を与えてしまう場合があります。

謙虚な姿勢を示すためにも、絵文字や注意点の使用は避けましょう。

注意点②：既に公開している情報は聞かない

説明会やインターンシップ、もしくは企業のリクルートサイトで公開されている情報に関して、メールで問い合わせることは避けましょう。既に公開している情報を再度メールで問い合わせてしまうと、「この学生は、話をちゃんと聞いていなかったのか？」というマイナスな印象を与えてしまいケースもあり得ます。

注意点③：相手への配慮は忘れない

この記事で何度もお伝えしていることになりますが、相手への配慮を終始忘れないようにしましょう。メールの作成、送信の双方で、相手に不快感を与えないような、対応を心がけましょう！今回お伝えしたメールの作成・送信方法を実践すれば、相手への配慮のあるメールを送信することが出来ますので、ご安心くださいね！

注意点④：見直しは2回する

４つ目の注意点として、メールの見直しは必ず２回するようにしましょう。

「見直しは１回だけで十分！」と思っていた方は。特に注意してください！

意外と１回だけの見直しでは、自分の誤字脱字に気づけないケースも十分にあり得ます。

完璧な質問メールに仕上げるためにも見直しは必ず２回行うようにしましょう。

6：【お手本】22卒が実際に作成・送信した質問メール

ここまで長々となりましたが、企業の質問メールの作成・送信方法について、徹底的に解説してみました！

最後に、今後の皆さんのお手本として、22卒の先輩が、実際に作成・送信した質問メールを共有します！

２つの事例に分けて、質問メールを作成していますので、今後皆さんは似たような質問メールを送る際には、ぜひ参考にしてみてくださいね！

お手本①：サマーインターンシップの服装を問う

件名：【ご質問】インターンシップ参加時の服装について（○○大学　▲▲▲▲）

株式会社〇〇 新卒採用担当　▲▲様

初めまして。こんにちは。

突然のメールにて失礼いたします。

▲▲大学 〇〇学部〇〇学科の〜〜〜〜と申します。

今回、〇〇様に、インターンシップ当日の服装についてお聞きしたく、ご連絡をさせていただきました。

お忙しい中大変恐縮ではありますが、お手隙の際にご教示頂けますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

②リクルーター面談の日時を問う

件名：【ご質問】リクルーター面談の日時について（○○大学　▲▲▲▲）

株式会社〇〇 新卒採用担当　▲▲様

お世話になっております。

▲▲大学 〇〇学部〇〇学科の〜〜〜〜と申します。

今回、〇〇様に、リクルーター面談が可能な日時についてお聞きしたく、ご連絡をさせていただきました。

〇〇様のご都合が良い日時を複数提示させていただくことは可能でしょうか。

お忙しい中大変恐縮ではありますが、お手隙の際にご教示頂けますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

まとめ

今回の記事では、就活生が意外と知らない、企業への質問メールの作成・送信方法について徹底的に解説してみました！

皆さん、いかがだったでしょうか？

メールの作成・送信は就活時だけではなく、これから社会人になるにあたって、必ずしも欠かせないスキルになります！

就活生のうちから、ビジネスメールの作成・送信方法を押さえ、周りの就活生に差をつけてみましょう！

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