採用担当者は「人」の採用だけでなく、会社を発展させるためのミッションを背負っている重要なポジションです。アサイン次第で採用の成功・失敗が決まってしまうことも少なくありません。この採用担当者の業務は、採用計画の策定から内定者フォローまで多岐にわたるため「採用担当者」と耳にして「激務」を連想する方も多いようです。

そこで本記事では、採用担当者の業務が激務になる4つの要因と採用担当者の激務を改善する3つの方法を紹介します。
業務がハードであることが原因で採用担当者が抜けてしまうことは、会社にとって大きなダメージ。採用担当者の激務を改善することは採用の成功、そして会社の事業規模の発展にも繋がります。

1：採用担当者の業務が激務になる4つの要因

激務を改善する方法の前に、まずは採用担当者の業務が激務になる原因から探っていきます。原因を知ることで、解決策の実行に移りやすくなります。採用担当者の業務が激務になる要因は以下の4つです。

• 応募者管理に時間を取られるから
• 採用企画に時間を取られるから
• 業務が応募者中心だから
• 社内の採用担当者が少ないから

以下で詳しく解説します。

要因①：応募者管理に時間を取られるから

人材獲得競争の激しさが増している近年では、複数の求人サイトを利用して採用活動を行っている企業も多くなっています。応募者をたくさん募るために、複数のサイトを利用することは有効な手段といえますが、その分応募者管理の負担は増えてしまいます。

要因②：採用企画に時間を取られるから

採用企画の具体的な仕事内容としては、求人媒体や紹介会社の選定から、年間の予算とスケジュールの決定、プロモーションの策定が挙げられます。

好き勝手に予算やプロモーションを決められるわけはなく、会社の状況や採用トレンド、候補者の気持ちを汲み取って選定する必要があるため、決定に時間を要します。この採用企画に時間を吸い取られ、ハードワークになっている採用担当者もいるようです。

要因③：業務が応募者中心だから

採用業務は応募者の都合を中心にして、進んでいきます。大枠の採用スケジュールは決まっていたとしても、細かい面接の日程などは応募者の都合を優先しなければいけません。

また面接を行う際は、面接官となる社員のスケジュールを把握して調整する必要もあります。そこで都合が悪い場合は、再度スケジュールを調整するといった業務も発生するため、そこでも時間を取られてしまうのです。

要因④：社内の採用担当者が少ないから

採用担当者が複数いる会社であれば、業務内容が明確に分けられているため激務になりにくいです。これに対して、限られた社員数で運営している中小企業やベンチャー企業は、一人の社員が膨大な採用業務を担っているところがあります。
採用担当者は採用計画の策定からターゲット・採用手法の選定、応募者の選考、内定者フォローまでさまざまな業務を担当します。

そのため一人当たりの業務負担は大きくなり、激務化しているのです。採用活動は営業活動などと異なり、利益が目に見えるものではありません。そのため、簡単に人件費を増やせないのが実情です。

2：採用担当者の激務を改善する3つの方法

上述したように採用担当者は、業務の多さや人材不足により激務になりやすいといわれています。では採用担当者の業務環境を改善するためには、どういった方法が考えられるのでしょうか。本章では激務を改善する方法を3つ紹介します。

• 採用業務を見直す
• 採用代行サービスを利用する
• 採用管理システムを導入する

詳しくは後述します。

方法①：採用業務を見直す

まずは現状の作業業務を見直しましょう。一週間の採用担当者の業務を記録し、「どの業務に一番時間がとられているのか」を特定します。よく見受けられるのは、応募者が集まっていない採用手法・媒体をいつまでも利用しているパターンです。

どんなに採用手法・媒体を増やしたとしても、応募者が集まらなければただ業務を圧迫するだけです。具体的に3ヶ月や半年などと期限を決めて採用手法・媒体の効果検証を行い、効果が出ていないのであれば利用をストップしましょう。採用業務を見直し現状を改善することは、業務や費用の無駄の軽減に直結します。

方法②：採用代行サービスを利用する

採用代行サービスを利用するのも採用担当者の激務を改善する方法のひとつです。採用代行サービスとは、採用活動にまつわる業務を外部の企業が代わりに行ってくれるサービスのことです。

採用代行サービスの業務内容は以下の通りです。

• 採用計画の策定
• 採用媒体の選定
• 求人の作成・掲載
• 応募者管理・対応
• 書類選考・面接
• 内定者フォロー

このように採用代行の業務内容は多岐にわたります。採用代行サービスを利用すれば採用ノウハウを持ったプロに委託することができるため、短期間の採用成功を実現しやすくなります。サービスの利用に費用はかかりますが、採用が成功すれば高い費用対効果が見込めます。

注意すべきは1点。採用を委託しているとはいえ、採用代行業者と自社が協力し合わなければ採用の成功を実現できないということです。コンスタントに連絡を取り合いながら採用目標や現状などを共有し合いながら、一緒に採用成功に向けて取り組んでいく姿勢が重要です。そのため採用代行サービスを利用しても、自社の採用業務負担がゼロにならないことは頭に入れておきましょう。

HYGGERでも、学生が集まる学生プラットフォームの運営から得たノウハウを用いて、多くの企業様の採用を成功に導いてきました。母集団形成から採用課題解決まで、幅広いサービスを展開していますので、少しでも現状の採用に課題を感じている企業様は、お気軽にお問い合わせください。

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方法③：採用管理システムを導入する

採用管理システムの導入も、採用担当者の激務を改善する際の有効な手段であるといえるでしょう。採用管理システムとは、企業の採用活動における業務を一元的に管理するためのシステムを指します。

採用管理システムを導入することで、人材紹介会社や求人媒体など応募経路によって異なっていた煩雑な採用業務を、同一のシステム上で一括管理できるようになります。

採用管理システムの機能は以下の通りです。

• 求人案件の管理の効率化
• 履歴書といった応募者に関する情報を一括管理
• 手軽に複数の求人情報を作成
• 応募者との連絡や日程の調整を共有

昨今では様々な採用管理システムがリリースされています。

• 新卒か中途、どちらの採用に注力しているのか
• どの採用業務を効率化したいのか
• 予算はいくらか

上記の3点を社内で協議し、自社にマッチした採用管理システムを導入しましょう。

まとめ

「人」は経営資源の最重要項目です。その「人」の採用に責任を持っている採用担当者は大切なポジションといえるでしょう。採用業務の見直しや採用代行サービスの利用、採用管理システムの導入といった激務を改善する施策を実行し、効果的な採用活動を行うことが会社の明るい未来につながります。