【署名テンプレあり】就活で面接官を唸らせるメールの書き方をご紹介

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「署名ってよく聞くけどどうして必要なの?」「署名の書き方がよくわからない…」

こんな風に疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。

就活メールの署名は、企業の人事担当者が就活生の個人情報を分かりやすく記載するために必要になります。本記事では、もっと詳しく下記の内容で就活メールの署名についてご紹介します。

  • 就活メールに署名が必要な理由
  • 絶対記載しなくてはいけない必要事項
  • 署名の注意点やテンプレート

本記事を最後まで読むことで、署名のことが全てわかります。ぜひ、これからの就活で本記事で得た知識を活用させましょう。

1:就活メールの署名テンプレート3選

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就活で使える署名テンプレートは下記の3つです。

  • 名前のふりがながひらがなだった時
  • 名前のふりがながローマ字だった時
  • 個人情報を詳しく載せる時

就活では、どの署名テンプレートを使っても問題ありません。しかし、企業によって使い分けることで、人事担当者から好印象を受けることもあります。例文付きなので、是非参考にしてください。

1-1:例①名前のふりがながひらがなだった時

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ひゅがー太郎(ひゅがー・たろう)

■■大学○○学部○○学科■年

電話番号:080‐xxxx‐xxxx

メール:hygger@xxxxx.jp

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署名をひらがなにすることで、珍しい名前や良く間違われる名前が間違われにくくなります。

また、ふりがなの場所に1スペースを入れてあげることで、署名が見やすくなります。

1-2:例②名前のふりがながローマ字だった時

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ひゅがー太郎(TarouHygger)

■■大学○○学部○○学科■年

電話番号:080‐xxxx‐xxxx

メール:hygger@xxxxx.jp

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名前のふりがなをローマ字にすることで、ひらがなの時よりも署名が締まった印象を与えます。

社会人の間ではこのテンプレートが使用されていることが多く、王道の署名テンプレートと言えます。

1-3:例③個人情報を詳しく載せる時

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ひゅがー太郎(ひゅがー・たろう)

■■大学○○学部○○学科■年

住所:〒200‐000

大阪府大阪市北区○丁目○番○号

電話番号:080‐xxxx‐xxxx

メール:hygger@xxxxx.jp

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個人情報に住所を載せることで、人事担当者に丁寧な印象を与えます。また、スムーズにパンフレットの送付や書類送付時に対応できるため、住所は入れておくことをおすすめします。

しかし、細かい個人情報を企業に知られたくない方は、評価にも影響しないことから入れる必要がないと言えるでしょう。

2:就活メールに署名はなぜ必要?理由を解説

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就活メールの署名が必要な理由は、メールを見てくれる人事担当者の負担を減らすためです。人事担当者は、毎日数多くのメールをチェックしています。そのため、就活生から送られてくるメールを見落とすこともあるのです。署名を活用していることで、メールの見落としがなくなり、スムーズに就活が進められます。

そもそも署名とは自分の名前や学校名、個人情報がメール最後に記載されているものです。就活メールのテンプレは「宛名→挨拶→本文→署名」となっています。署名は1番最後に記載するため、分かりやすい情報と言えるでしょう。

分かりやすい情報を与えることは、人事担当者の負担を減らし、結果的に好印象を得られることに繋がります。就活をスムーズに進めるためにも、メールの最後に署名を挿入しましょう。

3:就活メールの署名で記載しなくてはいけない3つのこと

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就活メールの署名には、必ず記載しなくてはいけないことがあります。それは、下記の3つです。

  • 名前
  • 学校名
  • 連絡先を含む個人情報

これから就活メールを送るならば、絶対忘れてはいけません。1つずつ見ていきましょう。

3-1:①名前

必ず記載しなくてはいけないことの1つ目は名前です。名前は署名の中でも1番必要な情報なため、必ず記載しましょう。また、ひらがなやローマ字でふりがなを振ってあげることで、名前を間違えることが少なくなります。

ふりがなの種類の決め方ですが、企業によって判断しましょう。その理由は、企業によってメールを見る人が異なるからです。例えば、海外展開している企業だと海外の方が見るかもしれません。スムーズに就活を進めるためにも、名前の記載とふりがなの振り分けは応募企業によって使い分けましょう。

3-2:②学校名

必ず記載しなくてはいけないことの2つ目は学校名です。学校名は、企業側が組織把握するために必須な情報で、名前の後に入れるべき情報です。学校名以外にも学部や学科、学年を入れることで、企業側の疑問を減らせるでしょう。

学校名を記載する時に注意してほしいことは、サークル名や部活等の余計な情報は記載してはいけないということです。余計な情報を羅列することで、署名の情報が複雑になります。

企業側にわかりやすく伝えるためにも、最低限の情報提示を心がけましょう。

3-3:③連絡先を含む個人情報

必ず記載しなくてはいけないことの3つ目は連絡先を含む個人情報です。署名で言う個人情報とは、連絡先やメールアドレス、住所等を指します、個人情報を記載する際のポイントは、何時でも連絡が取れる携帯番号やメールアドレスを設定することです。

就活では、連絡のスピードも評価の対象になります。何時でも連絡が取れると、就活をスムーズに進められて、人事からの高評価に繋がるでしょう。

携帯番号やメールアドレスは、署名で必須になりますが住所は必須ではないのです。そのため、個人情報を知られたくない方は記載しなくても良いです。もし、記載する際は建物名まで略さず記載しましょう。

4:事前にチェック!就活メールの署名に関する5つの注意点

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ここまで、就活メールで署名を送る理由や記載しなくてはいけない事項をご紹介しました。

次に、署名を記載する際に注意してほしい下記の5つをご紹介します。

  • 罫線は必ず使おう
  • メーラーを用いてメール設定を
  • 余計な情報を記載しない
  • 誤字脱字を署名しない
  • 必要事項を記載し忘れない

事前にチェックしておくことで、理想通りの署名が完成します。1つずつ見ていきましょう。

4-1:罫線は必ず使おう

注意点の1つ目は、必ず罫線を使うことです。罫線は、メール本文と署名の区切りがわかるように使います。そうすることで、メールを見た人も署名を認識しやすくなるでしょう。

罫線はなんでもいいと思いがちですが、そんなことはありません。罫線はあくまで区切り線です。そのため、署名よりも罫線が目立ってしまうような派手なものは使用しないでおきましょう。

伝えたい内容は罫線ではなく署名と認識し、罫線を使うようにしてください。

4-2:メーラーを用いてメール設定を

注意点の2つ目は、メーラーを用いてメール設定することです。メーラーとは、メール本文内に自動的に署名を入れる設定のことをいいます。ほとんどのメールソフトに常備されており、就活メールを作成する際に使用すべきツールと言えるでしょう。

メーラーを使っていてありがちなミスは、署名情報にミスがあって修正したのにもかかわらず、更新をし忘れた場合です。進級のタイミングや住所変更のタイミング等でこれらのミスは起こってしまうので、必ず更新したかどうかを確認しましょう。

4-3:余計な情報を記載しない

注意点の3つ目は、余計な情報を記載しないことです。署名の目的は、メールを見た人にわかりやすく個人情報を確認してもらうことです。例えば、メールを送られてきた際に、部活名やゼミ等の不要な情報が送られてくると、邪魔だと感じませんか。また、署名に友達間で使うような顔文字や絵文字は必要でしょうか。恐らく、このような情報は無駄だと感じると思いますし、就活メールを見ている人事担当者も不必要と感じるでしょう。

人事担当者にマイナスイメージを与えないためにも、余計な情報は記載しないでおきましょう。

4-4:誤字脱字しない

注意点の4つ目は、誤字脱字しないことです。誤字脱字をしてしまうと、企業側と連絡が取れなくなってしまい就活がスムーズに進まなくなります。そのため、署名には誤字脱字なく正しい情報を記載する必要があります。

誤字脱字をしないためにも、記載したアドレス宛てにメールを送ってみる等のテストをしておくと安心です。また、繰り返しのチェックも欠かしてはいけません。

就活をスムーズに進めるためにも、誤字脱字はしないでおきましょう。

4-5:必要事項を記載し忘れない

注意点の最後は、必要事項を記載し忘れないことです。必要事項を記載し忘れてしまうと、無駄なメールのやり取りが増え、就活がスムーズに進みません。

就活生がよくやりがちなのは、「メールの送り主の部分に自分のアドレスがあるから署名にメールアドレス記載しなくてもいいか…」です。これは、人事担当者が見落とす可能性があるため、NGです。メールアドレスや電話番号は必要情報なため、無駄と思わず記載するようにしましょう。

まとめ

本記事では、就活メールで署名が必要な理由や記載事項、5つの注意点、署名テンプレートについてご紹介しました。

就活メールの署名で重要なことは下記の3つです。

  • 就活ではメールの受け取り者のことを考える
  • 記載事項の誤字脱字は避ける
  • 企業に合わせて署名を使い分け

企業の人事担当者は数多くの就活メールを見ているため、たまに見落とすこともあります。

負担を掛けないためにも、署名は分かりやすく簡潔に記載しましょう。

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