【23卒必見】就活メールでお礼を伝える方法と4つの注意点

就活メールでお礼を伝える方法と4つの注意点

就活が本格化すると、企業の採用担当者とのやりとりが増えてきますよね?

これまでにビジネスメールを作成した経験がないと、どのように書けばいいのか迷ってしまう方も多いでしょう。この記事では、就活のお礼メールですぐに使える例文と、書き方のポイント、注意点をご紹介していきます。

ぜひ参考にして、就職活動をスムーズに進めてください!

1:【コピペOK】就活メールでお礼をする時に使える例文4

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就活メールでお礼をしたいけど、どんな内容を送ればいいか分からない!

企業へのメールを1から作成しようと思うと難しいですよね。

そんなあなたに!就活のお礼メールの例文をご紹介します!

お礼メールを送るタイミングによって、例文の内容は当然変わります。

お礼をするタイミングは主に以下の4つです。

  • インターンシップ参加後
  • 会社説明会後
  • 面接選考後
  • 内定後

今回は、コピペOKで今すぐ使えるお礼メール例文4選をシーン別にご紹介します!

ぜひ、参考にしてみてください。

1-1:インターン後

まず最初に、インターンシップ後のお礼メールについてご紹介します。

インターン後のメールは、自分のために労力をかけてくれた企業への感謝として、送るべきものです。そこで得た経験や感謝の気持ちを伝えることで、企業からの評価をあげるチャンスでもあります。

例文を参考に、自分の想いを伝えてみてください。

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1-2:会社説明会後

続いては、会社説明会後のお礼メールです。

説明会後のメールは、必ず送らなければならないというものではありません。

しかし、「きちんとお礼を伝えたい!」という場合は、感謝の気持ちが伝わる内容のメールを送ると良いですね。

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1-3:面接選考後

 続いては、面接選考後のお礼メールをご紹介します。

面接後のメールは、面接官や採用担当者、人事に良い印象を与える可能性があります。

特に中小企業やベンチャー企業では、募集人数が少ない場合も多いため、丁寧な対応をすることで好印象を持ってもらいやすくなります。

大企業であっても、お礼のメールを送ることがマイナスのイメージに繋がることは少ないので、基本的に、面接選考後には以下のようなメールを送ると良いでしょう。

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面接後のお礼メールに関しての詳しい解説は下記の記事を参考にしてください。

今から使える例文付き!就活の面接後のお礼メールはこれで完璧!

1-4:内定後

最後は、内定後のお礼メールです。

まずは、内定をもらったことに対する感謝の気持ちと喜びを伝えましょう。

また、就職の意気込みや意欲も同時に伝えることができると、仕事への熱意が伝わり好印象に繋がりやすいです。タイトル画像/【23卒必見】就活メールでお礼を伝える方法と4つの注意点

25ステップでできる!就活メールの書き方

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シーン別の例文4選をご紹介しましたが、就活メールは以下の5ステップで作成が可能です!

例文をそのまま使うのもOKですが、企業には、毎日多くのメールが届きます。

そんな中で、採用担当者の印象に残るメールを送るためには、自分自身の言葉で想いを表現する必要があります。テンプレートを上手く活用しながら、しっかりと想いが伝わる内容を考えてみてください。

以下の5つのポイントを意識し、送信前に再度、漏れがないか確認をしてから送るようにしましょう!

ステップ:件名

人事担当者は、忙しい中でたくさんのメールをチェックしています。

そこに埋もれてしまわないように、件名を読むだけで内容がわかるようにしなければなりません。

件名の書き方によっては、内容が分からず開封さえしてもらえないこともあります

件名はメールの印象を決める大事なポイントなので、本文ばかりに気を取られないように件名にも気を配りましょう。

ステップ:宛先

宛先は「企業名」「担当者の所属部署」「担当者の氏名」をセットで記載します。

基本的には省略はせず、正式名称で記載してください。

もちろん、部署名がわからない場合や担当者名がわからない場合に書く必要はありませんので「採用ご担当者様」などと書いておくと良いでしょう。

企業名や名前を間違えるのはNGです。

送信前に必ず確認し、問題が無いことをを確かめてから送信してください。

ステップ:本文

まずは、時間を割いてくださったことに対するお礼を述べます。

就活メールにおいて、本文以外の部分はほとんどテンプレートであることが多いです。

つまり、ここで何を書くかで、企業からの印象がガラッと変わります。

  • 面接や説明会で何を得たか
  • 面接や説明会を通して自分で考えたこと、感じたこと

上記の内容をしっかりと考え、自分の言葉で記入することが大切です。

数多くのメールが来る中で、採用担当者の印象に残る心の込もった内容にしましょう。

ステップ:締め 

お礼メールの本文の終わりには、締めの文章を書きます。

締めの文章は「今後ともよろしくお願いいたします」「今後ともご指導のほど、よろしくお願い申し上げます」など、典型的な文章にすることで、きちんとした印象を与えることができます。

ステップ:署名

最後に、誰からメールがきたのか一目でわかるように署名をします。

署名を都度入れようと思うと忘れてしまいがちなので、自動で署名が入る設定にしておくのがおすすめです!

3:絶対NG!就活メールでお礼をするときの4つの注意点

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ここまで、メールの作成方法について、例文やステップを用いてお伝えしてきましたが、

ビジネスメールにはマナーがつきものです。

せっかくお礼メールを送るのであれば、誤った送り方をして印象を悪くしてしまうことがないよう、以下の4つの点に注意しましょう。

  • 深夜にメールを送る
  • 宛先を間違える
  • 誤字脱字
  • 2日以上あけてメールを送らない

これらは、お礼メールだけではなく、ビジネスにおけるメールのやりとりにおいて、常識的なマナーでもあるので、今のうちから身に付けておくと良いでしょう。

注意点:深夜にメールを送る

ビジネスメールを送る際には、送信時間に注意してください。

メールはいつでも送信可能なため、自分のタイミングを優先してしまいがちです。

ただし、深夜にメールを送信すると、「常識のない人」という印象をもたれてしまいかねません。

基本的に、お礼メールも含めたビジネスメールは、送信先企業の営業時間内に送信するようにしましょう。やむを得ず夜遅い時間帯に送る場合は、必ず「夜分遅く失礼します」といった前置きを文面に加えるようにしてください。

注意点:宛先を間違える

企業名や名前を間違えるとかなり印象が悪くなってしまいます。

もし部署名や担当者名が分からない、もしくは正式名称が分からない場合は、「採用ご担当者様」などと記載するようにしてください。

注意点:誤字脱字

就活生にとって、メールは企業とやりとりをする上で重要なツールとなっています。

企業の担当者も数多くのメールに目を通していく中で、基本マナーが守られていないメールは目に留まりやすいです。

あらゆる失敗のなかで、最も多いのが「誤字・脱字」です。

小さなミスを防ぐためにも、メールを送信する前に、自分の書いた文章を読み返し、誤字脱字がないかチェックする習慣をつけておくと良いでしょう。

特に、日程や時間の調整をする際に、ミスをしてしまうと、再設定してもらえない場合もありますので、必ず間違いがないか入念に確認をするようにしましょう。

注意点2日以上あけてメールを送らない

お礼メールはできるだけ早く送りましょう。

可能であれば当日、遅くても翌日には送るように心掛けてください。

お礼メールは、お世話になった相手に感謝の気持ちを伝えるために送るものです。

翌日や訪問してから2日以上経った後に送ると、後回しにしたように見え、かえって印象が悪くなってしまう可能性がありますので注意してください

4:お礼はメールだけ?電話や手紙でお礼をする方法

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ここまで、就活のお礼メールの書き方や注意点についてお話ししてきましたが、メール以外にお礼を伝える方法はないのかな?と思った方もいるのではないでしょうか。

そんな方のために、メール以外でお礼をする方法を2つお伝えします!

4-1:電話でお礼する

お礼を伝える方法の一つとして、電話も挙げられます。

しかし、電話はかかってきてすぐに対応する必要がありますので、採用担当者の時間を奪ってしまいます。

選考が進んでいるタイミングでは、担当者もかなり忙しいことが想像できますので、あまり好ましいとは言えません。

お礼に合わせて急ぎの用件がある場合以外は、メールで行うのが望ましいです。

メールであれば、応募企業の採用担当者は、勤務時間中の都合のいいタイミングで見ることができます。

相手の状況を考え、どちらの方が良いかを判断をしてください。

4-1:手紙でお礼する

誠実な形で感謝の気持ちを伝えたいという人は、手紙を活用するのも1つの方法です。

わざわざ手紙を書くという手間をかけたこと自体が、その企業への気持ちが強いことの表れでもありますので、志望度の高さが伝わりやすいでしょう。

また、丁寧で礼儀正しいという点も、信頼度が高くなり、評価されるポイントになります。

しかし、手紙はどうしても届くまでに時間がかかります。

選考などでは、結果が出てしまった後に手紙が届いても、あまり意味がなくなってしまうので、届くまでの時間も考慮した上で、状況に合わせて手紙を活用しましょう。

まとめ

お礼メールを送ることが、選考に大きな影響を与える訳ではありませんが、正しいメールを、正しいタイミングで送ることができれば、マイナスの要素になることはありません。

さらに、テンプレートのみを使用したメールではなく、自分なりの表現でその企業に対する想いを伝えることができれば、その気持ちはきっと担当者にも届くはずです。

早速、サンプル例文を参考にしながらお礼メールを作成してみましょう!