就活でインターンに参加した時は、お礼メールを送るべき?を解説!

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インターンシップに参加した後は、「企業の方に、お礼メールを送るべきだろうか?」という疑問が出てくるのではないでしょうか。

今日の記事では、このような悩みを抱えている就活生に向けて、就活でインターンに参加した後、お礼メールを送るべきかどうかを徹底的に解説していきます!

この記事を読み終えた後には、皆さんが企業へのお礼メール作成・送信が完璧に出来ている状態になりますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね!

1:就活でインターンに参加したら、お礼メールを送っても良いの?

就活でインターンに参加したら、お礼メールを送っても良いの?

「インターンのお礼メールを送っても良いの?」あなたは、こんな疑問を持ったことはありませんか?

就活生の多くが抱えている疑問の一つでもあるかと思います。

1-1:お礼メールを送っても問題ないの?

結論から言いますと、企業に個別にお礼メールを送ることは全く問題ありません

インターンのお礼をわざわざメールで送信してくれることは、企業側からすると、大変嬉しいことです。

就活メールについてはこちらの記事でも解説しているので参考にしてください。

【例文付き】就活メールでお礼を伝える方法と4つの注意点

1-2:電話でのお問い合わせは控えよう

企業に質問をするにあたって、ここで1点、注意ポイントです。

電話で企業側にお礼メールを送信することは控えるようにしましょう。

企業の方々もあくまで勤務中であることを忘れてはいけません。

あなたが電話をかけた時に、会議中、来客中、電話対応中である場合も十分にあり得ます。企業の方々の仕事の妨げにならないように、基本はメールでお礼をするようにしましょう。

2:お礼メールの送り先はココ!2つのメール送信先

お礼メールの送り先はココ!2つのメール送信先

では、次に、就活生が意外と知っているようで知らない、「お礼メールの送り先」について、お話していきます!

  • 企業のメールアドレス
  • 社員個人のメールアドレス

お礼メールの送り先は、主に上記の2つあります!

2-1: 企業のリクルートサイトで調べる

まず、一つ目は企業のリクルートサイトでメールアドレスを調べる方法です。

あなたが、お礼メールを送りたい企業のリクルートサイトにアクセスすると、企業のお問い合わせフォーム、もしくはメールアドレスが公開されています。

  • お問い合わせフォームのみの場合は、お問い合わせフォームに今回のお礼メールを送信
  • メールアドレスが公開されている場合は、メールアドレスに今回のお礼メールを送信

以上、2つのメール送信先があります!

2-2:既に持っている、社員の方のメールアドレスに送る

企業のリクルートサイトで調べる前に、説明会やインターンシップを通じて、既に社員の方のメールアドレスを知っている場合は、そのまま社員の方のメールアドレスに送信しましょう!

3:お礼メールの作成を6ステップで解説

お礼メールの作成を6ステップで解説

では、ここからは今回の記事のメインでもある、質問メールの作成方法を6ステップで分かりやすく解説していきます!

ステップ①:宛先

まず最初に、今回メールを送信する宛先を間違わずに打ち込みましょう

メールの宛先については、2章でお話しした、「お礼メールの送り先はココ!2つのメール送信先」の方法に沿って、打ち込みましょう!この際に、メールアドレスの打ち間違いがないようにしっかりと一文字ずつ確認するようにしましょう!

ステップ②:件名

次に、件名についてです!件名を打ち込む時のポイントは、メールを受け取った側が件名を見ただけで、「誰が・どのようなメールの内容なのか」が分かる件名にすることです。

【お礼】インターンシップのお礼のご連絡(○○大学 ▲▲▲▲)

のような件名にすると、受け取った側は、件名を見ただけで、「誰が・どのようなメールを送ってくれたのか」が明確ではないでしょうか?

受け取る側のことをしっかりと考えて、件名を打ち込むことが大事です!

ステップ③:メールの宛先

では、ここからは本文の書き方に入っていきます!

まず、本文の最初には必ず、「宛先」を打ち込みましょう

メールを受け取った相手が、「自分に送られてきたものなのか」をひと目で把握できるよう、宛名を入れることが大事です。

「企業名→部署名→相手の名前」の順番で、宛名を打ち込みましょう。

例えば、「株式会社〇〇の、新卒採用担当の、▲▲様」にメールを送信する場合は、宛名を「株式会社〇〇 新卒採用担当 ▲▲様」としましょう。相手の名前が名前がわからない場合は、「新卒採用担当様」など、新卒採用担当者宛てであることをしっかりと明記しておきましょう。

ステップ④:挨拶文

宛名の次は、挨拶文です!いきなり、前置きなく、いきなり質問内容を書くことは、常識に欠けているとみなされてしまう場合もありますので、ここではしっかり挨拶文を入れましょう

  • 初めてメールを送る場合

初めまして。こんにちは。突然のメールにて失礼いたします。

  • 過去にやりとりがある場合

こんにちは。お世話になっております。

といったように、挨拶文を忘れずに添えましょう。

ステップ⑤:名乗り

挨拶文を添えた後は、「どこの・誰が」メールをしたのかを名乗りましょう。

面識がある場合もない場合でも、「大学名・学部学科名・名前」は必ず名乗るようにしましょう。

実際に、文面にするときは、

▲▲大学 〇〇学部〇〇学科の〜〜〜〜と申します。

と自分が「どこの・誰」であるのかを詳細に伝えましょう。

ステップ⑥:お礼の挨拶文

質問メールの最後は、必ず相手へのお礼で締めましょう

企業の方々は、忙しい合間に就活生のメールを読み、返信に時間を割いてくれています。

「お忙しいところ、大変恐縮ですが、ご教示頂けますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」

というように、相手への感謝の気持ちを添えるようにしましょう!

4:お礼メールを送信するときの5つのチェックポイント

お礼メールを送信するときの5つのチェックポイント

ここまでで、お礼メールの作成方法を押さえることが出来たかと思います!

次は、「お礼メールを送信する時のチェックポイント」を見ていきましょう!

  • 常識的な時間帯か
  • 速やかに返信する
  • 宛先に間違いはないか
  • 質問メール7ステップができているか
  • 誤字脱字はないか

それぞれ詳しく解説していきます。

チェック①:常識的な時間帯か

まず、メールを送る際は、常識的な時間帯かどうかに注意しましょう。

夜遅い時間や夜中にメールを送ることは基本的には避けてください。

チェック②:速やかに返信する

あなたのメールに対して、企業の方から返信を頂いた場合は、速やかに「お礼のメール」を送信しましょう!

「お礼のメール」の作成方法は、3章の、質問メールの作成を6ステップ で解説した内容に沿えば大丈夫です!

返信を頂いて、そのままにせず、しっかりと企業の方に感謝の気持ちを伝えましょう。

チェック③:宛先に間違いはないか

次に宛先に間違いがないかを確認します。

いくら、完璧なメールが作成出来たとしても、宛先の打ち間違えをしてしまったら、元も子もありません。

送信ボタンをクリックする前に、メールアドレスに打ち間違いがないかを2度確認するようにしましょう!

チェック④:質問メール6ステップができているか

次に、「3:お礼メールの作成6ステップで解説」でご紹介をした、お礼メール6ステップが抜け漏れなく出来ているのかを確認しましょう!

一つでも欠けていると、企業の方に向けたお礼メールとしては、完成度の低いメールになりかねません。

丁寧に再度、見直しをしてみましょう!

チェック⑤:誤字脱字はないか

最後に、メールの文章に誤字脱字がないかを確認します。

たった一つの誤字脱字があると、メールを受け取った相手に不快な思いをさせてしまったり、本来質問したかった内容とは別の内容になってしまったりと、何かしらのトラブルを生んでしまう場合もあります。

最後まで油断せずに、見直しをしっかりとしましょう!

5:お礼メールの4つの注意点を解説

お礼メールの4つの注意点を解説

いよいよ、解説も終盤に差し迫ってきました!

ここでは、お礼メールを送るにあたって、注意すべき点を解説していきます!

  • 絵文字、注意点は使わない
  • 既に公開している情報は聞かない
  • 相手への配慮は忘れない
  • 見直し2回する

それぞれについて詳しく解説していきます。

注意点①:絵文字・注意点は使わない

メールの送信先は、あくまでも目上の方であることを忘れてはいけません。

絵文字や「!」「?」といった注意点は、馴れ馴れしい印象を与えてしまう場合があります。謙虚な姿勢を示すためにも、絵文字や注意点の使用は避けましょう。

注意点②:既に公開している情報は聞かない

説明会やインターンシップ、もしくは企業のリクルートサイトで公開されている情報に関して、メールで問い合わせることは避けましょう。

既に公開している情報を再度メールで問い合わせてしまうと、「この学生は、話をちゃんと聞いていなかったのか?」というマイナスな印象を与えてしまいケースもあり得ます。

注意点③:相手への配慮は忘れない

この記事で何度もお伝えしていることになりますが、相手への配慮を終始忘れないようにしましょう。

メールの作成、送信の双方で、相手に不快感を与えないような、対応を心がけましょう!

今回お伝えしたメールの作成・送信方法を実践すれば、相手への配慮のあるメールを送信することが出来ますので、ご安心くださいね!

注意点④:見直しは2回する

4つ目の注意点として、メールの見直しは必ず2回するようにしましょう。

「見直しは1回だけで十分!」と思っていた方は。特に注意してください!

意外と1回だけの見直しでは、自分の誤字脱字に気づけないケースも十分にあり得ます。完璧な質問メールに仕上げるためにも見直しは必ず2回行うようにしましょう。

まとめ

今回の記事では、、企業へのお礼メールの作成・送信方法について徹底的に解説してみました!

皆さん、いかがだったでしょうか?

メールの作成・送信は就活時だけではなく、これから社会人になるにあたって、必ずしも欠かせないスキルになります!

就活生のうちから、ビジネス現場でのお礼メールの作成・送信方法を押さえ、周りの就活生に差をつけてみましょう!

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